Унификация и стандартизация

Унификация документов — установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов.

Объекты унификации:

1. форма документов и состав включаемых в нее реквизитов,
2. системы документации,
3. тексты документов,
4. виды и разновидности документов.

Разрабатываемые унифицированные формы объединяются в унифицированные системы документации. Унификация документов проводится в целях:

• сокращения количества применяемых документов,
• типизации их форм,
• снижения трудоемкости их обработки,
• достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления,
• более эффективного использования оргтехники.

Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности (государственный стандарт — ГОСТ, отраслевой стандарт — ОСТ, республиканский стандарт — РСТ). Применение стандартов повышает качество документов.

Правовые основы стандартизации в Российской Федерации устанавливает закон, а также государственные стандарты. Унификация и стандартизация тесно связаны. Управление стандартизацией в стране осуществляет Госстандарт России. В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами.