Где можно найти письмо, которое вы высылали примерно год тому назад кому-нибудь из контрагентов? Хорошо, если у вас есть секретарь, который хранит все бумаги в порядке. А если нет? Попробуйте теперь выяснить, какой объем занимает архив бумажных документов, который вы вынуждены хранить, и сколько ресурсов ежемесячно уходит на его поддержку? Или подумайте над тем, как часто вашей организации приходится терпеть плохого сотрудника только потому, что он многое знает, и передача дел новому сотруднику может привести к большим потерям?
Жизнь ставит перед организацией все новые задачи. У вас возникает ощущение, что многие люди перегружены, а другие тихо бездельничают, и при этом проблемы вскрываются только при провалах.
Другой симптом - ваши сотрудники вместе готовят какой-то контракт. Идет обсуждение с контрагентом, вносятся изменения в текст, приходится хранить несколько файлов с различными вариантами контракта. Наконец все готово, а потом выясняется, что на самом деле был подписан не последний вариант, была взята не та “рыба” и юрист контракт не читал, а партнер с некоторыми его пунктами не согласен.
Если вам знакома хотя бы одна из подобных ситуаций, то, возможно, система электронного документооборота (СЭД) - это выход. Описанные проблемы могут встретиться в государственной структуре, на промышленном предприятии и в адвокатской конторе.
Попробуем описать концепцию устройства СЭД этих систем в общей информационной инфраструктуре организации. Замечу, что во всех случаях, когда идет речь о функциональности СЭД, имеется в виду некоторая абстрактная идеальная система, которая “все может”. При этом, если не оговаривается иное, предполагается, что та или иная функциональность является практически стандартной, так что любая “нормальная” система электронного документооборота просто обязана ее поддерживать.
| Проверка знаний: Основные понятия о системах электронного документооборота | Документ в СЭД |