С одной стороны можно трактовать термин документооборот как отражение термина делопроизводство, достаточно хорошо формализованного в традиционном управлении (имеются даже соответствующие стандарты, зафиксированные в ГОСТ), при использовании его в компьютерной индустрии. В этом случае средства автоматизации документооборота сводились бы к компьютеризации традиционных задач делопроизводства, формированию дел и учету содержащихся в них документов, контролю исполнению и формированию соответствующей отчетности.
Другим способом трактовать термин документооборот было бы найти его аналоги в западной компьютерной индустрии. К сожалению подобного термина, однозначно соответствующего отечественному документообороту в западном компьютерном словаре не имеется.
В зависимости от пристрастий и специфики описываемого программного продукта в прессе можно встретить следующие соответствия между термином документооборот и западными терминами:
У специалистов в области автоматизации бухгалтерского учета, финансовой и складской деятельности также сложилась традиция использовать термин документооборот еще в одном аспекте. Здесь под документооборотом понимается подсистема программы, обеспечивающая генерацию бумажной отчетности (сводных ведомостей, накладных, справок и пр.) на основе данных, порождаемых в системе.
При рассмотрении вопросов связанных с автоматизацией документооборота обычно возникают смежные темы, такие как автоматизация перевода документов из бумажного вида в электронный, и связанная с ней задача распознавания текста и содержимого печатных форм, а также задача оптимизации стоимости хранения больших объемов данных.
В последнее время в прессе появились новые термины, близкие теме автоматизации документооборота - Document Warehousing (хранилища документов) и Knowledge Management (управление знаниями). Проблемы, стоящие за этими терминами, находятся в том же отношении к задачам автоматизации документооборота, в каком задачи организации хранилищ данных (Data Warehousing) и оперативного анализа данных (OLAP) относятся к системам оперативной обработки транзакций (OLTP). То есть системы данного класса являются дальнейшим развитием систем документооборота, и необходимы для структуризации и долгосрочного хранения больших массивов накопленных в организации документов, а также оптимального поиска необходимой информации на массиве разнородных накопленных документов.
Прежде чем перейти к собственно структуризации задач и подсистем автоматизации документооборота необходимо отметить некоторые специфические особенности данной отрасли автоматизации предприятия.
Задача автоматизации документооборота лежит на стыке традиционных “бумажных” технологий работы с документами и новых компьютерных технологий. Дополнительные сложности вызывает то, что до сих пор четко законодательно не закреплен статус электронного документа. Существуют определенные сложности с сертификацией систем электронной подписи, и систем обеспечения секретности доступа к документам.
К тому же, задача документооборота не является изолированной технологической цепочкой в бизнес-процессе организации, документодвижение тесно интегрировано с другими подзадачами, решаемыми информационной системой организации. Таким образом, система автоматизации документооборота должна обеспечивать прикладные интерфейсы, позволяющие встраивать функции передачи и сохранения документов в прикладные системы, функционирующие в организациях, в которых она внедряется.
Все перечисленное позволяет сделать вывод - система автоматизации документооборота достаточно сложный механизм.
Не имеет смысла говорить об отдельном программном продукте, как о системе автоматизации документооборота организации. Система документооборота предприятия включает в себя множество подсистем, построенных с помощью программных продуктов, как правило, созданных различными производителями.
Система автоматизации документооборота может по-разному интерпретироваться в зависимости от размера организации и специфики ее деятельности. Например, системы автоматизации документооборота небольшой торговой организации, законодательного собрания и проектной организации будут выполнять различные функции, строится на различных программных продуктах и вообще иметь мало общего.
| Основные понятия о системах электронного документооборота | Назначение СЭД |