Перечни документов

Как уже отмечалось, первым этапом экспертизы ценности документов в организации является разработка номенклатуры дел. Именно в номенклатуре обозначаются сроки хранения документов. Основанием для определения сроков хранения дел при разработке номенклатур являются перечни. Непосредственно к перечням прибегают и в том случае, если в организации возникает необходимость в проведении экспертизы ценности документов, но номенклатура дел отсутствует.

В состав типовых перечней включены типовые документы. Наличие таких документов характерно для всех организаций, так как все они в ходе своей деятельности выполняют ряд аналогичных функций: распорядительных, контроля, планирования, финансирования, кадрового обеспечения и др. В деятельности организаций, занимающихся научно-технической и производственной деятельностью, так же образуются аналогичные документы при осуществлении ими научно-исследовательской деятельности, разработки технологических процессов, строительства, охраны объектов интеллектуальной собственности, охраны окружающей природной среды, проектирования и создания автоматизированных систем научно-технического и производственного назначения и др. Перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения в соответствии с ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (М., 2004) утверждаются Росархивом.

Типовые перечни предназначены для использования в качестве основных нормативных документов при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение типовых документов, т. е. общих для всех или большинства организаций, в том числе негосударственных.

В настоящее время действуют следующие типовые перечни с указанием сроков хранения документов:

• Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов (М., 1989) – применительно к управленческим документам, созданным по 1994 г. включительно, действует первая часть этого перечня;
• Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000) – применительно к управленческим документам, образовавшимся с 1995 г.;
• Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (2008).

Ведомственные перечни – это систематизированные списки документов учреждений, организаций и предприятий (далее – организаций) одного ведомства, одной отраслевой системы. В состав подобных перечней включаются и типовые документы, отражающие типовые функции, и специфическая документация, наличие которой характерно только для данной отраслевой системы. Ведомственные перечни разрабатываются федеральными органами исполнительной власти, согласовываются с Росархивом, утверждаются руководителем федерального органа исполнительной власти. В качестве примера таких перечней можно привести:

• Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков их хранения (М., 1999);
• Перечень документов, образующихся в деятельности Государственной думы Федерального собрания РФ (М., 1999);
• Перечень документов, образующихся в деятельности Центрального банка РФ, с указанием сроков хранения (М., 2000) и др.

Примерные перечни по сути являются методическими пособиями при проведении экспертизы ценности документов. Они разрабатываются для групп однородных организаций, а также для больших по объёму фондов. К числу примерных перечней относятся:

• Перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000);
• Примерный перечень управленческих документов негосударственных коммерческих организаций (включен в состав справочного пособия «Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ, производственных кооперативов» (М., 1996).

Перечни документов постоянного срока хранения предназначены в основном для работников архивов, однако их можно использовать и на стадии разработки номенклатур, и на стадии отбора документов для сдачи в архив организации.

Примером перечней постоянного срока хранения являются:

• Перечень документов, подлежащих приёму в государственные архивы СССР (М., 1973);
• Перечень научно-технической документации, подлежащей приёму в государственные архивы России (М., 1998).

Перечни документов постоянного и временного хранения представляют собой новый тип перечней, появившийся в 1990-е гг. В их состав включены документы постоянного и временного срока хранения, но последние не дифференцированы по срокам хранения и обозначены «тяготеющими» к постоянному сроку хранения. Судьба этих документов в каждом конкретном случае должна решаться в ходе экспертизы их ценности. К таким перечням относятся, например:

• Примерный перечень документов постоянных и долговременных сроков хранения, образующихся в деятельности районных и городских узлов технических связей (Омск, 1998);
• Примерный перечень управленческих документов негосударственных организаций, которые могут быть приняты на хранение в государственные или муниципальные архивы (включен в состав методических рекомендаций ВНИИДАД «Отбор на хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических-хозяйственных структур» (М.,1997).

Таким образом, для определения сроков хранения документов, находящихся на стадии делопроизводства или архивного хранения, специалистами разработана система перечней. Вместе с тем, следует иметь в виду, что работа над созданием и совершенствованием перечней всегда обусловлена изменениями, происходящими вследствие административных реформ, совершенствования технологий в различных сферах, появления новых направлений деятельности, отраслей и т. д. Сегодня в работе над перечнями в качестве главных задач необходимо выделить следующие:

• внести необходимые дополнения в Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения 2000 г.;
• осуществить доработку Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения 2008 г.;
• добиться наличия согласованных с Росархивом и утверждённых в установленном порядке перечней с указанием сроков хранения всех отраслевых управленческих систем.

Выделяя перечни в качестве основополагающих нормативных и методических актов для проведения экспертизы ценности документов, нужно иметь в виду, что сроки хранения отдельных категорий документов в некоторых случаях могут быть прописаны в других нормативных документах, законодательных актах. Так, в ФЗ «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ прописано, что сроки хранения их документов устанавливаются федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг. Таким органом сначала являлась Федеральная комиссия по рынку ценных бумаг (ныне – Федеральная служба по финансовым рынкам), которая в 2003 г. утвердила «Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ», в котором перечислены документы постоянного срока хранения, а для остальных документов определено, что они должны храниться в соответствии с Перечнем типовых документов.