Экспертиза ценности документов и оформление её результатов

В конце года каждая организация сталкивается с необходимостью подготовки документов и дел к передаче на хранение в архив организации. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и уничтожение предусматривает:

• экспертизу ценности документов;
• оформление дел;
• составление и оформление описей дел по результатам экспертизы их ценности;
• составление и оформление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

Чрезвычайно важным этапом работы с документами, завершёнными в делопроизводстве, является экспертиза их ценности. В соответствии с ГОСТ Р 51141-98:

«Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев».

Необходимость проведения экспертизы ценности документов обусловлена неравнозначным характером информации, заключённой в документах.

Основными задачами экспертизы ценности документов являются:

• отбор документов на постоянное хранение с целью их включения в состав Архивного фонда РФ;
• определение сроков хранения документов;
• выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
• замена утраченных по каким-либо причинам подлинников документов их копиями.

Теоретическую основу экспертизы ценности документов составляют принципы историзма, системности и целостности и специально разработанные критерии, объединённые в группы по происхождению, содержанию, внешним особенностям документов. Решение научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда РФ осуществляется центральной экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК) Росархива.

В соответствии с законом «Об архивном деле в Российской Федерации» (2004) экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта РФ или муниципальной собственности. На основании экспертизы ценности документов осуществляется и включение в состав Архивного фонда РФ документов, находящихся в частной собственности.

Далее следует остановиться на этапах и организации экспертизы ценности документов.

В проведении экспертизы ценности в организации выделяют три этапа:

• на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры, когда определяются сроки хранения дел, намеченных к заведению, а также при формировании дел и подготовке их к сдаче в архив организации;
• в архиве организации при подготовке дел к передаче на хранение в государственный или муниципальный архив;
• при передаче дел на хранение в государственный или муниципальный архив.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору дел на хранение и уничтожение, оказания методической помощи структурным подразделениям в организациях создаются экспертные комиссии (ЭК). Создание ЭК обязательно для организаций – источников комплектования государственных, муниципальных архивов вне зависимости от формы их собственности. Другие организации, поскольку они в равной мере заинтересованы в качественном проведении экспертизы ценности своих документов, также могут создавать и зачастую создают свои ЭК.

В министерствах и ведомствах, а также в крупных организациях со сложной структурой создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК), координирующие работу ЭК организаций подведомственной сети или ЭК структурных подразделений.

ЭК (ЦЭК) создаётся приказом руководителя организации. В её состав входят наиболее квалифицированные специалисты в количестве не более трёх человек. Число членов ЭК (ЦЭК) определяется потребностями конкретной организации, но всегда должно быть нечётным. В обязательном порядке в состав комиссии включается заведующий архивом, а также руководитель службы ДОУ, а при её отсутствии – заведующий канцелярией, секретарь и др. (в зависимости от штата организации). В состав ЦЭК, кроме того, входит представитель государственного архива, курирующий организацию. В состав ЭК представитель государственного или муниципального архива может входить в том случае, если архив сочтёт это необходимым.

Образец приказа о создании экспертной комиссии

Следует обратить внимание на то, что ЭК (ЦЭК) работает в постоянном контакте с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего органа управления архивным делом (например, на территории Свердловской области – это Управление архивами Свердловской области), от которого получает необходимые организационно-методические указания и помощь в проведении экспертизы.

В своей деятельности ЭК (ЦЭК) руководствуется специальным положением. Положение об ЭК(ЦЭК) определяет функции, права, организацию работы этой комиссии. Оно разрабатывается в организации, согласовывается с ЭПК соответствующего архивного органа (для организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов) и утверждается руководителем организации. Положение о ЦЭК федерального органа исполнительной власти до его утверждения подлежит согласованию с Росархивом.

Положения об ЭК (ЦЭК) организаций разрабатываются на основе примерных положений об экспертной (1995) и центральной экспертной (1998) комиссиях, разработанных Росархивом.