В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 формированием дел называется «группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела».
В п. 30 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (2009) обозначено: «Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения».
В отечественной системе делопроизводства разработаны чёткие правила формирования документов в дела. Их соблюдение способствует созданию оптимальных условий для использования документов на стадии делопроизводства и в последующий период их архивного хранения.
Требования к формированию документов в дела изложены в ГСДОУ, Основных правилах работы ведомственных архивов (1986), Основных правилах работы архивов организаций (2002), Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (2009). Порядок формирования дел конкретной организации, специфика формирования отдельных категорий дел излагается в её инструкции по делопроизводству.
Важными нормативными актами, способствующими правильному формированию документов в дела, являются типовые, ведомственные, примерные перечни документов, а также типовые и примерные номенклатуры дел.
Приступая к изучению темы, необходимо обратить внимание на определение термина «дело». В соответствии с упомянутым терминологическим стандартом дело – это «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещённых в отдельную обложку». Формирование дел начинается с начала года. Эта работа включает ряд операций:
Дело считается заведённым после помещения в него первого исполненного документа.
Формирование дел в организациях может осуществляться централизованно и децентрализованно. Централизованно дела формируются в небольших организациях. В этом случае данной работой занимается секретарь. Централизованно, в службе конфиденциальной документации, формируются конфиденциальные документы. В крупных организациях подобная работа осуществляется децентрализованно, в структурных подразделениях. В службе ДОУ таких организаций (в канцелярии, секретариате, общем отделе) формируются дела, в состав которых входят документы, поступившие на имя руководителя или созданные им.
Ответственность за правильное формирование дел в структурных подразделениях возлагается на их руководителей. Контроль над соблюдением правил формирования дел в организации осуществляется руководителем службы ДОУ и руководителем архива организации, а также сотрудниками государственного или муниципального архива, источником комплектования которого является данная организация.
К систематизации документов внутри дела также предъявляются определённые требования, что обусловлено необходимостью быстрого поиска документов на стадии их оперативного хранения и последующего использования. Известны следующие признаки систематизации документов:
По хронологическому признаку располагаются документы, сформированные по номинальному признаку, например: приказы, протоколы, акты.
По вопросно-логическому признаку – переписка: письмо-ответ следует за письмом-запросом. Следует обратить внимание на то, что при систематизации переписки вопросно-логический принцип выступает в сочетании с хронологическим: документы располагаются по хронологии писем-запросов, за каждым письмом-запросом помещается письмо-ответ.
По нумерационному признаку располагают такие документы как квитанции, накладные, которых за один рабочий день может быть создано значительное количество.
В алфавитном порядке по фамилиям авторов, корреспондентов, по географическим названиям, названиям объектов, например: алфавитные карточки, лицевые счета.
Существует некоторая специфика группировки отдельных категорий документов в дела:
Изучая данную тему, следует остановиться и на вопросе, связанном с хранением документов и дел в структурных подразделениях.
Документы, находящиеся на стадии исполнения, хранятся в специальных папках, на которых обозначаются надписи «На подпись», «На отправку», «На исполнение» и др. В течение дня папки находятся на столе у исполнителя, а после окончания рабочего дня убираются в стол.
Исполненные документы помещаются в папки-скоросшиватели, папки с мягкой системой крепления, папки-регистраторы. Для дел с постоянным или долговременным сроком хранения целесообразно использовать папки с мягкой системой крепления. В них документы располагаются в хронологической последовательности, поэтому необходимость в пересистематизации дел в конце года отпадает.
Дела, находящиеся на стадии делопроизводства, могут размещаться в сейфах (конфиденциального характера), в шкафах с неподвижными секциями или в шкафах-регистраторах, имеющих ряд самостоятельно вращающихся вокруг общей оси полок. Чтобы обеспечить быстрый поиск необходимых дел, на их корешках обозначают делопроизводственный индекс, присвоенный делу по номенклатуре. Сами дела располагают на полках вертикально. Порядок расположения дел должен полностью соответствовать номенклатуре.
Необходимо уяснить, что завершённые дела постоянного и долговременного сроков хранения хранятся по месту их формирования не более трёх лет, а затем передаются в архив организации. Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) находятся в структурных подразделениях до их выделения к уничтожению.
Дела могут выдаваться во временное пользование: другим подразделениям - с разрешения руководителя службы ДОУ под расписку на срок не более одного месяца, сторонним организациям – на основании их письменных запросов с разрешения руководителя организации или его заместителя, курирующего службу ДОУ по акту. На выданные дела заводится карта-заместитель.
| Номенклатура дел | Экспертиза ценности документов и оформление её результатов |