Применительно к ЦЭК эти функции дополняются такими как контроль и методическое руководство деятельностью ЭК подведомственных организаций или структурных подразделений (если ЦЭК создана в организации со сложной структурой), оказание им консультативно-методической помощи, участие в мероприятиях по повышению квалификации их сотрудников.
Работа ЭК (ЦЭК) ежегодно планируется. Заседания комиссии проводятся по мере необходимости. Решения принимаются коллегиально большинством голосов, оформляются протоколом и вступают в силу после утверждения их руководителем. Документирование деятельности ЭК (ЦЭК) возлагается на секретаря комиссии.
Следует обратить внимание, что в некоторых случаях руководитель имеет право утвердить протокол заседания ЭК (ЦЭК) только после рассмотрения ЭПК соответствующего архивного органа (для федеральных органов исполнительной власти – ЦЭПК Росархива). К числу протоколов, требующих сначала утверждения ЭПК (ЦЭПК), относятся протоколы:
Далее необходимо остановиться на порядке проведения экспертизы ценности документов. Особое внимание при изучении этой части темы нужно сосредоточить на периодичности проведения экспертизы, содержании работы и методах её проведения.
Экспертиза ценности документов в организации осуществляется ежегодно.
В начале каждого года сотрудники структурных подразделений распределяют свои документы на четыре группы:
Контроль над работой подразделений осуществляется под непосредственным методическим руководством работника архива организации. С этой целью члены ЭК (ЦЭК) проверяют правильность оформления документов и формирования дел, соблюдение сроков их хранения, полноту состава, а после окончания этой работы - правильность оформления результатов экспертизы, т. е. описей дел постоянного и долговременного хранения (в том числе по личному составу) и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании индивидуальной номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответствующего архивного органа (для федеральных органов исполнительной власти – с ЦЭПК Росархива) и утверждённого руководителем организации. Непосредственно к помощи примерной (типовой) номенклатур или перечней с указанием сроков хранения (подробнее см. тему 7) на данном этапе прибегают в том случае, когда в организации в течение года образовались дела, не предусмотренные индивидуальной номенклатурой заранее или при отсутствии индивидуальной номенклатуры дел за требуемый период.
Отсчёт времени, в течение которого должно храниться какое-либо дело, включающее в себя управленческую документацию, ведётся с 1 января года, следующего за годом окончания дела производством. Так, если дело завершено в 2009 г., а срок его хранения составляет 5 лет, то оно подлежит выделению к уничтожению в январе 2015 г.
Проводя экспертизу, следует помнить, что определение сроков хранения и отбор документов недопустимы лишь по заголовкам, обозначенным на обложке дел. Объективные результаты экспертизы ценности документов могут быть достигнуты путём полистного просмотра документов. В обязательном порядке полистной экспертизе ценности подвергаются дела с пометкой «ЭПК».
Далее приступают к оформлению дел, отобранных в результате экспертизы на постоянное и долговременное хранение (подробнее см. тему 8), а после завершения этой работы оформляют результаты экспертизы ценности документов.
Результаты экспертизы ценности оформляются следующими документами:
Особое внимание при изучении данной темы необходимо уделить описям. В соответствии с ГОСТ Р 51141-98:
«Архивная опись – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учёта и раскрытия их содержания». Основой для составления описей является номенклатура дел.
Описи составляются в структурных подразделениях секретарями или лицами, ответственными за делопроизводство при методической помощи архива. Описи дел структурных подразделений являются основой для подготовки сводной описи, которая составляется в архиве организации.
Структурные подразделения представляют описи в архив не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве
Опись может составляться на дела организации в целом, если в течение года образуется небольшое количество дел (не более 20).
Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Необходимо отметить, что порядок присвоения номеров делам в структурных подразделениях и порядок присвоения номеров описям дел структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом организации.
Номера делам в сводной описи присваиваются в архиве. Порядок нумерации дел в описи – валовый: если опись, начатая в 2000 г., завершена делом под № 100, то следующий годовой раздел 2001 г. должен начинаться с дела под № 101. Количество дел в одной описи не должно превышать четырёхзначную цифру – 9999. Последующие дела учитываются в новой описи, которой по листу фонда в архиве организации присваивается самостоятельный учётный номер.
Совокупность информационных характеристик о составе и содержании каждого дела называется описательной статьёй описи. В состав описательной статьи (см. форму описи дел) входят следующие информационные характеристики:
Все информационные характеристики описательной статьи описи должны соответствовать сведениям, вынесенным на обложку дела.
Если в опись внесено подряд несколько дел с аналогичными заголовками, то первый заголовок пишется полностью, а все остальные обозначаются словом «То же» с добавлением данных об индивидуальных особенностях дела. Однако следует помнить, что на каждом новом листе и в начале годового раздела, заголовок должен быть написан полностью.
В графе описи «Примечание» проставляются отметки о приёме дел, особенностях их физического состояния, передаче дел другим подразделениям и организациям и т.д.
В конце описи дел оформляется итоговая запись - формa описи дел.
В зависимости от состава документов в организации составляются самостоятельные описи электронных документов постоянного хранения, описи дел по личному составу. Управленческая, научно-техническая документация, отдельные комплексы электронных документов включаются в самостоятельные описи.
Описи дел структурных подразделений подписываются составителем с указанием его должности, согласовываются руководителем службы ДОУ и утверждаются руководителем структурного подразделения. При наличии в подразделении ЭК, опись до её утверждения согласовывается с ЭК.
Описи дел структурных подразделений составляются в двух экземплярах: один остаётся в подразделении, другой передаётся в архив организации. При наличии в подразделении ЭК опись составляется в трёх экземплярах. Годовой раздел сводной описи составляется в архиве организации в четырёх экземплярах.
Следующим шагом в оформлении результатов экспертизы ценности документов после составления описей является составления акта о выделении документов к уничтожению (Приложение 6). Акт составляется на все дела организации, выделенные к уничтожению. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истёк к 1 января года, в котором составлен акт, например: дело с 3-летним сроком хранения, заведённое в 2005 г., может быть включено в акт и выделено к уничтожению не ранее 1 января 2009 г.
Описи и акт рассматриваются на заседании ЭК (ЦЭК), описи дел постоянного хранения утверждаются ЭПК соответствующего архивного органа, описи дел по личному составу согласовываются с ней. После этого описи и акт утверждаются руководителем организации. После утверждения акта руководителем, организация имеет право уничтожить свои дела, внесённые в акт. В организациях, не передающих документы на государственное или муниципальное хранение, результаты экспертизы оформляются аналогичным образом, но документы выделяются к уничтожению после утверждения описей дел по личному составу, описей дел долговременного хранения (при их наличии) и актов о выделении дел к уничтожению руководителем организации.
Дела передаются на переработку (утилизацию) по приёмо-сдаточной накладной, в которой указывается дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.
После уничтожения дел в номенклатуре дел проставляется отметка «Уничтожено. См. акт от…№…» с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты (см. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти).
| Экспертиза ценности документов и оформление её результатов | Перечни документов |