Пятый этап планирования: распределить ресурсы

Процесс распределения ресурсов

Распределение ресурсов начинается с указания потребности в ресурсах тех или иных пакетов работы, а также при составлении первоначального варианта расписания (см. табл. 7.1). Распределение ресурсов выполняется в соответствии с процедурой, состоящей из четырех этапов.

1. Прогнозировать потребность в ресурсах при составлении первоначального варианта расписания проекта. Самым подходящим инструментом при выполнении этого этапа будет электронная таблица распределения ресурсов. Такая электронная таблица, коррелированная с расписанием проекта, позволяет прогнозировать потребность в людях и оборудовании на каждый день выполнения проекта. Первоначальный вариант расписания иногда называют расписанием раннею старта проекта. На первый взгляд расписание раннего старта проекта (он предполагает начинать выполнение каждой из задач как можно раньше) покажется оптимальным вариантом управления проектом. Однако такой подход, как правило, характеризуется большим количеством “пиков” и “отказов” в использовании ресурсов, что обусловливает низкую экономическую эффективность подобного подхода. Например, возникновение дефицита ресурса “дети владельца дома” в первой половине проекта формирования ландшафта вокруг частного дома служит примером нерационального распределения ресурсов, типичного для расписаний раннего старта проекта.
2. Выявить пики использования ресурсов. Используйте электронную таблицу распределения ресурсов и гистограмму использования ресурсов (рис. 7.5) для нахождения таких периодов в ходе выполнения проекта, когда возникает либо дефицит, либо простой ресурсов.
3. В каждый пиковый период следует отсрочивать старт выполнения некритических задач в рамках их временного резерва. Помните, что наличие временного резерва обусловливает гибкость соответствующего расписания. Задачи, имеющие временной резерв, можно отсрочить, не корректируя крайний срок финиша проекта. Отсрочивая старт выполнения таких задач, вы способны также заполнить “отказы” на гистограмме использования ресурсов, т.е. перенести выполнение задач с периодов особенно интенсивной работы на периоды менее напряженной работы. Это означает, что вы сможете обойтись меньшим количеством людей, которые, к тому же, будут работать более производительно: при этом крайний срок финиша проекта останется неизменным.
4. Устранить оставшиеся пики, повторно оценив пакеты работы. Использования временного резерва проекта на этапе 3 может оказаться недостаточно для устранения всех “пиков” и “отказов”. Например, вместо того, чтобы задействовать в выполнении определенной задачи двоих или троих работников, можно рассмотреть вариант выполнения той же задачи одним работником (разумеется, для выполнения этой задачи ему потребуется больше времени). Выполняя подобные изменения, необходимо учитывать, что каждое изменение в оценке того или иного пакета работы приводит к соответствующему изменению временного резерва (или временной гибкости) этого пакета работы. Иными словами, изменив оценку того или иного пакета работы, вы должны вернуться на этап 4 и заново составить первоначальный вариант расписания. Затем вам придется повторно выполнить первые три этапа распределения ресурсов. (Повторные вычисления такого рода намного легче выполнять с помощью компьютерных программ управления проектами.)