Изменения предпочтений потребителей

Еще до недавнего времени использование СЭД в организациях было ограничено в основном решением задач автоматизации базовых делопроизводственных технологий: регистрации, управления прохождением и хранения документов, процессов, которые относятся в основном к категории организационно-распорядительного документооборота. Чаще фактически речь шла о электронной поддержке традиционных форм работы с бумажными документами, а пользователями СЭД обычно выступала довольно узкая группа специалистов по управлению документами. Сейчас же СЭД, наконец, вышли за рамки канцелярий, резко расширился спектр задач и круг пользователей, предприятия стали переходить на работу именно с электронными форматами контента.

Но уже сейчас можно говорить о том, что внутренний документооборот организаций преимущественно электронный, а пользователями СЭД стали все сотрудники, включая руководителей. В этой ситуации СЭД рассматривается теперь в первую очередь как инструмент управления бизнес-процессами. Руководителям интересно не только и не столько прохождение конкретного документа, сколько состояние определенного бизнес-процесса, элементом которого он является. Эту потребность заказчики называют по-разному: бизнес-процессы, проектное управление, электронные услуги и т. п. Для эффективной реализации этих функций необходимо наличие в СЭД функций процессного управления, а также полноценного API.

Сегодня отчетливо виден ориентир на документооборот, как на комплексное решение с глубокой интеграцией в производственную среду предприятия и ее основные бизнес-процессы. А поскольку в основе производственной деятельности любого предприятия лежит объект управления, который и является предметом сферы его деятельности, и для обеспечения качественного управления этим объектом требуется качественное управление документационными ресурсами, то абсолютно неизбежны требования привязки контента к объекту управления.

В свою очередь это предполагает развитие интеграционной среды и необходимость взаимодействия систем электронного документооборота с финансовыми, производственными и другими автоматизированными системами предприятия. При этом, речь идет не просто о росте использовании функционала СЭД, а о качественном изменении позиционирования данных решений в общем ИТ-комплексе предприятия.

Электронный документооборот теперь уже не просто обеспечивает работу с входящей/исходящей корреспонденцией, протоколами и поручениями. Сегодня он трансформируется в систему управления производственными и бизнес-процессами с развитыми электронными архивами и представляет собой своеобразную шину, которая обеспечивает взаимодействие различных систем через документационное управление.

Вследствие бурного развития информационных технологий сегодня мы наблюдаем смену требований к процессу автоматизации и со стороны управленческого персонала. В последнее время остро востребовано развитие корпоративной коммуникационной среды, в которой руководящий состав сможет с минимальными временными затратами на изучение вопроса рассмотреть документ, оценить обстановку, сопоставить факты, оставить замечание (открытого или ограниченного для доступа характера), запросить комментарий или переадресовать поручение. И при этом нужно получить в режиме реального времени информацию (как детального характера, так и в сжатом формате) в виде цифр, различных индикаторов, с наглядными диаграммами и медиаматериалами. Такое изменение информационных задач требует использования иных технологических средств, именно потому сейчас можно наблюдать рост спроса на портальные решения и панели управления.

Благодаря существенному росту парка мобильных устройств, особенно планшетов, которые могут выступать полноценными средствами доступа к системам ECM-класса. Так или иначе, можно констатировать, что практически все ключевые производители СЭД-решений уже выпустили (или собираются выпустить) свои мобильные клиенты, позволяющие перенести или реализовать заметную часть функциональности ECM-системы на планшете, а иногда даже и на смартфоне. Все больше платформ и информационных систем снабжаются мобильными рабочими местами: “Здесь все “бурлит”, наблюдается большое разнообразие подходов и технологических решений, да к тому же ситуация подогревается ростом возможностей самих мобильных устройств.