Так как большинство пользователей ERP-систем не хочет иметь проблем с формированием и выводом различных отчетов и документов, то спрос на OMS-системы в среднесрочной перспективе останется сильным. По прогнозу Gartner Group, в ближайшие годы средние ежегодные темпы роста рыночного сегмента систем управления генерацией отчетов и систем управления выводом составят 30%. Определенный импульс развитию OMS-систем придаст и дальнейшее распространение электронного бизнеса, весьма требовательного к наличию в информационных системах предприятий возможностей распределенной генерации выходных документов.
В СЭД за последние несколько лет проявляются определенные технологические изменения. Например, на смену СЭД с двухзвенной архитектурой типа “клиент-сервер” сейчас приходят системы с трехзвенной архитектурой. Такие системы гораздо проще интегрировать с другими корпоративными приложениями через API-интерфейс (хотя остаются и возможности интерфейсов CORBA, COM/DCOM и др.).
Другим заметным изменением является упрощение управлением документами во многих CЭД. Эта тенденция начала проявляться еще несколько лет назад, когда компания Lotus Development выпустила ПО Domino, обеспечивающее недорогое управление ревизией базовых документов. В 2000 г. этим же стала заниматься компания Microsoft, работающая над повышением функциональности при управлении документами и знаниями (в рамках проекта Tahoe). В результате выполнения проекта для офисных приложений Microsoft была бесплатно обеспечена базовая функциональность управления документами (такая же функциональность реализована и в ПО MS Site Server и MS Exchange). В свою очередь, в ПО Oracle iFS (Internet File System) также бесплатно обеспечена базовая функциональность проверки версий и check in/check out на основе СУБД Oracle.
По мнению аналитиков IDC и GartnerGroup, в ближайшем будущем традиционные СЭД ожидают определённые трудности вследствие того, что поставщики инфраструктурного ПО (Lotus и/или Microsoft) будут предлагать на основе своих базовых технологий функциональность СЭД без необходимости дополнительных инвестиций во внедрение приложений управления документами (обладающих своей стоимостью). Кроме того, IDC прогнозирует (отчет “Collaborative ApplicationsMarket Forecast and Analysis”), что в будущем будет наблюдаться смещение фокуса с “чистых” СЭД на технологии коллективной работы с элементами управления электронными документами, управление знаниями и решения по управлению содержимым и информацией (порталы).
Технологический парк ECM обширен, он постоянно пополняется новыми технологиями, и ECM-вендоры регулярно предлагают новые решения для существующих и новых задач. Кроме того, чтобы адекватно применить или оценить технологию, важно понять ее место в единой задаче управления информацией.
Если вспомнить жизненный цикл документа, описанный выше, то следуя по этапам этого пути мы можем рассмотреть и соответствующие технологии применяющиеся в СЭД и развивающиесся с каждым годом все более обширно.
На этапе “рождения документа” информация создается или импортируется в ECM-систему извне. С этого первого шага начинается движение информации в организации, и как следствие, возникает задача по управлению данной информацией. Условно можно выделить два класса информации: создаваемой человеком и создаваемой приложениями. К первому классу относятся бумажные и электронные документы, различные заполненные формы и анкеты, мультимедийная информация (аудио, видео, изображения и т.п.), а также информация на архивных носителях, доставшихся «по наследству», например, на микрофильмах. Ко второму классу (информация, создаваемая приложениями), относятся данные, выгружаемые из других информационных систем (ERP, CRM, специализированные системы), электронные формы, электронные данные, полученные по каналам электронного обмена.
На данном этапе используются следующие технологии:
Информация, поступившая в систему, хранится в ней в соответствии с установленными для этого класса информации политиками.
Вопросы хранения могут быть рассмотрены на нескольких уровнях абстракции, от физических методов хранения информации, и до политик хранения и общей стратегии управления информацией в организации. Поэтому в нашем списке используемых технологий также будут присутствовать технологии самого разного уровня:
Перечисленные технологии призваны решать следующие задачи, возникающие в процессе хранения:
На логическом уровне можно выделить управление политиками хранения. Это большая практическая тема, в которой множество подводных камней. Как правильно установить срок хранения, чтобы бы были соблюдены нормативные требования и учтены интересы бизнеса? Что делать, если одни нормативные требования требуют, чтобы информация была сохранена, а другие, чтобы она была уничтожена? Эти вопросы постоянно приходится решать в организациях, и цена ошибки может быть очень высока.
Следующий важный момент - обеспечение сохранности.
Обеспечение сохранности – это даже не этап, это отдельное направление деятельности, включающее в себя ряд задач:
Для решения этих и других задач могут быть использованы различные инструменты и технологии:
Хранение информации в ECM-системе – не самоцель, информация постоянно используется в повседневной деятельности. Поэтому в сферу деятельности ECM-систем входит организация ее доставки потребителям. Можно выделить следующие задачи:
Для решения этих и других задач используется современные и проверенные временем технологии:
| Интеграция СЭД с распространенными корпоративными приложениями | Изменения предпочтений потребителей |