Функции проектного менеджмента

Формирование реалистичных ожиданий, достижение согласия всех заинтересованных сторон и поставка готового продукта заказчику — все эти задачи часто оказываются весьма непростыми и требующими использования достаточно широкого круга методов (рис. 2.1). На самом высоком уровне эти методы можно условно разделить на три функции управления проектами.

Рис 2.1 Три функции управления проектами

1. Определение проекта закладывает фундамент будущего проекта. С закладкой этого фундамента связано два вида деятельности.

   • Руководитель проекта должен сформулировать конечную цель, промежуточные цели и ограничения будущего проекта. Он должен дать ответы на такие вопросы: ”Зачем мы это делаем?” и ”Что мы подразумеваем под успешной реализацией этого проекта?” Ответы на эти вопросы становятся фундаментом для принятия всех последующих решений по данному проекту, поскольку они задают соотношение затрат, графика выполнения работ и качества продукта проекта, связывают данный проект с миссией организации, которая будет реализовать его.
   • Руководитель проекта должен определить базовые механизмы контроля управления проектом. Он должен принять решение, какие люди и организации будут участвовать в проекте и какие роли будут выполнять эти люди и организации. Кроме того, руководитель проекта должен выстроить иерархию отношений в команде проекта, стратегию общения и процесс управления изменениями. Зафиксированное письменно согласие с принятыми решениями и стратегиями служит формулировкой ожиданий, связанных с возможными способами управления конкретным проектом. Кроме того, эти документы играют роль письменного обязательства, на которое вы можете ссылаться, когда потребуется напомнить участникам проекта об их обязанностях в рамках проекта.
2. Планирование проекта позволяет собрать воедино подробную информацию о том, как могут быть реализованы цели проекта, учитывая все ограничения. Типовые методы оценки и календарного планирования позволяют подробно расписать, какие объемы работы предполагает проект, кто именно будет выполнять конкретную работу, в какие сроки она должна быть выполнена и во что обойдется ее выполнение. Параллельное применение методов управления рисками даст возможность выявить самые неопределенные области и разработать стратегии, позволяющие решить возможные проблемы. Подробная стратегия, изложенная в плане проекта, служит пробным камнем для проверки уравновешенности затрат, графиков выполнения работ и качества продукта проекта, выработанной на этапе определения проекта.

3. Управление проектом включает все виды деятельности, которые позволяют отслеживать развитие проекта в направлении конечной цели. К таким видам деятельности относятся оценка прогресса, коммуникации и корректирующие действия.

   • Оценка прогресса. Оценка прогресса хода выполнения проекта — позволяет своевременно выявлять возникающие проблемы, что значительно облегчает решение этих проблем. Кроме того, оценка прогресса представляет собой механизм обратной связи, позволяющий проверить достоверность заложенных в план критериев оценки уравновешенности затрат, графиков работ и качества продукта проекта.
   • Коммуникации. Коммуникации играют очень важную роль с точки зрения управления проектом, обеспечивая координацию действий всех участников проекта, а также их своевременное информирование о ходе выполнения проекта и изменениях в нем.
   • Корректирующие действия. Корректирующие действия представляют собой текущие реакции на те или иные препятствия и проблемы, с которыми время от времени сталкивается любой проект.

Эти функции, по сути, отражают полный перечень обязанностей руководителя проекта. Они выполняются последовательно: любой проект должен начинаться с определения, затем следует планирование и, наконец, управление. Эти функции осуществляются вновь и вновь, поскольку планирование неизбежно влечет за собой корректировку определения, а управление требует постоянного внесения изменений в план и иногда — в определение. В ходе выполнения проекта его руководителю приходится практически каждый день заниматься определением, планированием и управлением проекта.